Google Drive 在現今社會上可謂十分普遍，無論是學生抑或是上班族都會經常用到，但大家又可否知道作爲雲端儲存平台及協作平台的 Google Drive 雲端硬碟，其實有很多隱藏功能，現就為大家精選了 10 個實用的 Google Drive 功能，讓你加強工作效率，並擁有免費的無限儲存空間，學會後工作效率自然大大提高！〈這個超實用：想用 Youtube 製作手機鈴聲？教你按三下 delete 搞定〉

10 個實用 Google Drive 功能加強工作效率

1. 無限儲存文件

直接在 Google Drive 內新增文件、試算表和簡報，然後在裡面進行文書處理。無論新增了多少文件，或是裡面插入了多少圖片，都不會計算在雲端硬碟空間。不用付費就能無限儲存文件！

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原來可以直接這樣下載！不知道這些隱藏功能，別說你用過 YouTube！

2. 無限上傳相片

在 Google Photo 上傳照片時選擇使用高畫質，便能獲得無限量的免費儲存空間儲存照片。設定高畫質後，Google 會將大於 1,600 萬像素的相片大小調整為 1,600 萬像素，而影片 1080p 解析度以上的降低為 1080p 的高解析度。較 1,600 萬像素或 1080p 解析度低的則會以接近原始拍攝效果的方式儲存。

  • 在首次上傳照片時，Google 會詢問你的常用設定。
  • 圖片來源：新 Monday
  • 另外亦可在主選單的設定一欄選擇畫質。
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  • 選擇高畫質後，即使上傳了照片，使用空間仍是顯示為 0。
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3. 還原舊版本或是誤刪的檔案

只要在檔案名上按滑鼠右鍵，就會出現「管理版本」選項。按下去後，Google Drive 能讓你看到在 30 天內編輯過的檔案。這樣便能下載之前的舊版本或是誤刪的檔案 。

如果被他人刪除了在共用的資料夾裡的檔案，就要用「搜尋」的方式找回檔案。在 Google Drive 的進階搜尋中 〈搜尋列右方下拉選單〉，可根據當初什麼人建立或上傳的檔案進行搜尋。只要在「擁有者」中選擇「特定人士」並輸入名稱或電郵，就可從搜尋結果中找到特定人士上傳或建立的檔案，包括被誤刪的的檔案。在相應檔案按滑鼠右鍵，選擇「新增至我的雲端硬碟」，便能還原到 Google Drive。

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4. 回復修改過的文件版本

在使用 Google Drive 的線上文書功能時，它都會不斷自動儲存。尤其在共用的文件中，其他人修改內容後，舊版本會被新版本覆蓋。如果想要找回舊版本的話，使用上面找回誤刪檔案的方法是行不通的。不過「查看修訂版本紀錄」這項功能可以讓你還原之前修改過的版本 〈除非你的版本太舊〉。

  • 檔案 >「查看修訂版本紀錄」，這樣就能打開版本清單。文件會根據修改日期分類不同的文件版本，並用顏色，標出誰人修定過甚麼內容。
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5. 搜尋文件、PDF 及圖片內的文字

Google Drive 不但能搜尋文字檔案的內容，就連 PDF 和圖片內的文字都能搜尋到。例如我搜尋「Coke」，那麼文件裡包含「Coke」這個關鍵字的所有文件，包括圖片和一些設計軟件的檔案如 Photoshop 和 InDesign 檔等都能立刻搜尋出來！

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6. 避免搜尋某些檔案

Google Drive 可以幫你利用關鍵字來搜尋或是避免搜尋某些檔案，這樣就能快速準確的找到需要的文件。 方法簡單，只要在搜尋列輸入時先輸入要的關鍵字，然後按一下空白鍵，再輸入「-」要避免的關鍵字，含有「-」後面關鍵字的檔案就可以排除了。

  • 可以同時間避免多個關鍵字。
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7. 只搜尋檔案名稱

如果同一個關鍵字有太多檔案，用避免搜尋的功能會太難。這時候就要利用「title: 關鍵字」來搜尋只限於檔案名稱上有出現關鍵字的檔案。就如「Coke」為例，利用題目搜尋功能可以大大縮窄搜尋範圍。

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8. 搜尋某個時間點之前或之後的檔案或郵件附件

搜尋「before: 2017-04-01」，意思是搜尋在 2017 年 4 月 1 日前新增的檔案及郵件附加檔案。「after」，就是搜尋某個時間之後的檔案。

9. 一鍵查看最大檔案

Google Drive 的左下方會顯示你使用了多少空間，並會列出雲端硬碟、Gmail 和 Google 相簿分別佔了多少容量。點擊雲端硬碟那項，所有檔案便會按大小排列顯示。看到哪些檔案佔的空間太大，從而挑選和刪除不用又太佔空間的檔案，就可解決容量不足問題。

  • 所有檔案便會按大小排列顯示。
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  • 看到哪些檔案佔的空間太大，從而挑選和刪除不用又太佔空間的檔案，就可解決容量不足問題。
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10. 在 Google Drive 裡幫資料夾加上顏色

Google 的資料夾加上顏色，可以分辨特別重要的資料夾在哪裡。

  • Google 的資料夾加上顏色，可以分辨特別重要的資料夾在哪裡。
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  • 在 Google Drive 裡幫資料夾加上顏色。
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將書本、文件影相後，即變成 PDF、docx 文字檔

最後多教大家一個小秘技，大家可知道，Google Drive 其實是可以將書本、文件影相後，即變成 PDF、docx 文字檔嗎？而該個做法亦十分簡單，大家可先用 Android 或者 iPhone 拍攝文件，再將圖片上載至 Google Drive，切記拍攝時，一定要有充足的光線，顏色分不清並不重要，最重要的是黑白分明，且盡量避免陰影〈小編會推薦大家使用 Google PhotoScan 去拍攝文件，效果會更佳〉。

  • 1. 先用 Android 或者 iPhone 拍攝文件，再將圖片上載至 Google Drive
  • 圖片來源：新 Monday
  • 2. 在 Google Drive 中找到文件相片後，按圖片及右 click，然後點選「選擇開啟方式」，再選擇「Google 文件」
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完成拍攝後，大家使可在手機的相簿挑選相片，並上傳到自己的 Google Drive 之中，上傳完畢後，大家就可以在電腦中開啟桌面版 Google Drive，及尋找剛剛上傳的相片。

  • 3. Google Drive 就會自動將相片中的文件轉換為文件檔，而且辨認準確率亦十分高
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當在 Google Drive 中找到文件相片後，按圖片及右 click，然後揀選「選擇開啟方式」，再選擇「Google 文件」，Google Drive 就會自動將相片中的文件轉換為文件檔，而且辨認準確率亦十分高，比起自己打字更打方便，當然大家可以先 CHECK 一次，避免出現其他問題，這樣的話，既可以將文件儲存在 Google Drive 當中，又可以將文件檔以 docx 或 PDF 等多種格式下載到電腦中，是否十分方便又快捷呢！

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責任編輯：ONE


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