美國企業一年平均下來因為會議上的疏失而造成的損失金額高達三百七十億,而蘋果創辦人賈伯斯(Steve Jobs)決不許自己的公司發生這樣的失誤。讓我們一起看看賈伯斯到底是用哪三個方法維持會議的高效率吧!


會議的小規格

賈伯斯的多年夥伴 Ken Segall 在自己出版的《Insanely Simple》一書中詳細描述了與這商界龍頭老大共事的所有事情。


其中一個故事裡,賈伯斯即將與蘋果公司的廣告代理開始一週一次的會議,突然間他看見了房間裡的陌生面孔,這時他停了下來。

「你是誰?」不問周遭的同事,他直勾勾地看著那名女員工 Lorrie,冷冷地問。

她向賈伯斯解釋道自己有參與部分等等將會提到的行銷專案,所以被要求參加這次的會議。

「我不覺得這次的會議裡我們會需要妳,謝謝!」賈伯斯聽完她的解釋後有禮貌地將她請了出去。


對於「會議小規格」的堅持賈伯斯也同樣嚴格要求自己。有一次美國總統歐巴馬在即將召開的科技龍頭會議上邀請了賈伯斯,他拒絕了,理由是整場會議的參與人數過多,在他看來不會有任何效益。

 

會議裡的每個環節都會有人負責

2011年的蘋果文化特色調查中財經記者 Adam Lashinsky 詳細列舉了賈伯斯訂定的正規流程作業,也認為這是蘋果之所以能夠獲得如此巨大成功的主因。

賈伯斯的核心價值觀念就是「負責任心態」,亦即每件事情都會有事情的負責人,這樣一來當事情出了差錯便知道該找誰。


Lashinsky 是如此描述的:

蘋果內部甚至還有一個專門名詞稱之:DRI,Directly Responsible Individual,意即直接負責人。會議議程表上都會註明每個項目的負責人。

「蘋果裡任何一場有效率的會議上都會有執行項目列表,每個執行項目旁都會註明 DRI。」

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一名前任員工,從蘋果跳槽到Flipboard任職,也將DRI帶著上任。
「對一個快速成長的企業而言,當每天都有許多事情等著要做,難免會有事情被遺漏,但這不是因為員工的不負責任,而是因為他們真的太忙了。但如果你把事情視作自己的寶貝,你就會非常的關心。」


不喜歡員工躲在 PPT 螢幕底下
賈伯斯傳記作者 Walter Isaacson 表示賈伯斯相當厭惡制式化的簡報,比較喜歡以即興的方式與員工面對面開會。」

每周三下午賈伯斯都會有場議程較少與營銷及廣告團隊的會議。在會議裡賈伯斯不允許任何人使用 PPT,他希望與會者都能在沒有任何科技的輔助下在會議上激烈的辯論。

「我討厭人不動腦地跟著一張張投影片報告,人們通常都是透過一場演講正視、面對問題。我希望他們能夠有參與感,做的是有效溝通,而非秀出一堆幻燈片。一個人若知道自己在講什麼,根本不需要用到投影片。」

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